工程催款函寫(xiě)作指南

一、催款函的基本結(jié)構(gòu)

工程催款函需要包含七個(gè)主要部分。標(biāo)題要直接寫(xiě)"催款函"三個(gè)字。開(kāi)頭要寫(xiě)明發(fā)函日期和雙方公司的全稱(chēng)。收件人信息要準(zhǔn)確填寫(xiě)對(duì)方公司的地址和負(fù)責(zé)人姓名。

正文第一段要說(shuō)明發(fā)函目的。用簡(jiǎn)單句子寫(xiě)明催款的具體工程名稱(chēng)和合同信息。第二部分要列出欠款金額和拖欠時(shí)間。金額必須用數(shù)字和漢字兩種方式書(shū)寫(xiě)。

結(jié)尾部分要設(shè)定付款截止日期。日期要留出合理時(shí)間，通常給10-15個(gè)工作日。最后要留下聯(lián)系人電話(huà)和銀行賬戶(hù)信息。公司蓋章和負(fù)責(zé)人簽名不能遺漏。

二、核心內(nèi)容寫(xiě)作要點(diǎn)

欠款情況要說(shuō)清楚三個(gè)要素。合同約定的總工程款是多少，已經(jīng)支付多少，還剩多少未支付。要注明工程驗(yàn)收合格的具體日期。最好附上驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的編號(hào)。

付款要求要寫(xiě)明最后期限。例如"請(qǐng)于2025年12月31日前支付"。要指定付款方式，是銀行轉(zhuǎn)賬還是支票支付。賬戶(hù)信息要完整準(zhǔn)確，包括開(kāi)戶(hù)行名稱(chēng)和賬號(hào)。

法律提醒部分要引用具體條款。民法典第577條和第579條最常用。要說(shuō)明逾期付款的后果，比如收取利息或采取法律行動(dòng)。但不要使用威脅性語(yǔ)言。

三、法律條款使用方法

引用法律條文要注意三點(diǎn)。條款編號(hào)必須正確，最好注明最新修訂版本。內(nèi)容要用引號(hào)標(biāo)注，保持原文不變。解釋條款要簡(jiǎn)單明了，不用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)。

例如可以這樣寫(xiě)："根據(jù)民法典第579條規(guī)定，貴公司應(yīng)當(dāng)支付剩余工程款。" 不需要解釋法律術(shù)語(yǔ)，直接說(shuō)明對(duì)方義務(wù)。如果涉及違約條款，要注明合同具體條款。

重要條款要重點(diǎn)標(biāo)注。可以用加粗字體顯示法律條文。但整篇文檔的格式要保持統(tǒng)一。法律條款引用后，要立即說(shuō)明對(duì)我方主張的支持作用。

四、標(biāo)準(zhǔn)格式示范

[公司信頭]

2025年11月20日

XX建筑工程有限公司

北京市朝陽(yáng)區(qū)XX路XX號(hào)

致：張三 總經(jīng)理

關(guān)于XX廠(chǎng)房建設(shè)項(xiàng)目工程款催收函

我方與貴公司簽訂的XX廠(chǎng)房施工合同（合同編號(hào)：2025-001）已履行完畢。該項(xiàng)目于2025年10月15日通過(guò)竣工驗(yàn)收（驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編號(hào)：JC20251015），按合同約定貴公司應(yīng)于驗(yàn)收后30日內(nèi)支付尾款。

截至本函發(fā)出日，貴公司尚欠工程款人民幣壹佰萬(wàn)元整（￥1,000,000）。請(qǐng)于2025年12月10日前將款項(xiàng)匯至以下賬戶(hù)：

開(kāi)戶(hù)行：中國(guó)工商銀行北京分行

賬號(hào)：6222 0210 1234 5678

戶(hù)名：XX建筑公司

根據(jù)民法典第579條規(guī)定，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按時(shí)履行付款義務(wù)。若未能在上述期限前付款，我方將依法主張權(quán)利。

聯(lián)系人：李四

聯(lián)系電話(huà)：010-12345678

XX建筑公司（蓋章）

項(xiàng)目經(jīng)理：李四（簽字）

五、常見(jiàn)問(wèn)題處理

信息不全時(shí)要補(bǔ)充證明材料。可以附上合同關(guān)鍵頁(yè)復(fù)印件。工程驗(yàn)收文件要提供蓋章版本。往期付款憑證要整理成清單。

對(duì)方提出異議要及時(shí)回應(yīng)。如果對(duì)工程質(zhì)量有疑問(wèn)，可以約定復(fù)驗(yàn)時(shí)間。金額有爭(zhēng)議時(shí)要核對(duì)合同補(bǔ)充條款。所有溝通都要書(shū)面記錄。

發(fā)送方式要選擇郵政EMS或公證送達(dá)。普通快遞可能不被法院認(rèn)可。要保存好送達(dá)回執(zhí)原件。電子郵件發(fā)送要確認(rèn)對(duì)方已查收。

修改范文時(shí)要注意四個(gè)重點(diǎn)。替換所有帶方括號(hào)的占位符。金額和時(shí)間要反復(fù)核對(duì)。法律條款要確認(rèn)現(xiàn)行有效。聯(lián)系信息必須準(zhǔn)確無(wú)誤。

催款頻率要適度控制。首次發(fā)函后7天可電話(huà)提醒。超過(guò)15天未回復(fù)應(yīng)發(fā)第二封函。兩封催款函間隔不宜短于10天。避免每天重復(fù)發(fā)送相同內(nèi)容。

法律程序前要保留證據(jù)。催款函復(fù)印件要存檔。對(duì)方簽收記錄要保存。往來(lái)溝通記錄要整理。這些材料在訴訟時(shí)都是重要證據(jù)。