【工程催款聯(lián)系單撰寫指南：情感溝通與法律保障】

一、用情感化語言促進(jìn)催款溝通

寫催款單需要把握語氣。催款不是吵架，而是解決問題。我們要讓對方感受到我們的誠意。開頭可以先說感謝的話。比如“感謝貴方一直以來的合作”，這樣能建立良好溝通基礎(chǔ)。

接著要說明實(shí)際情況。直接點(diǎn)出款項(xiàng)逾期的事實(shí)，但要注意用詞?？梢哉f“根據(jù)合同約定，目前存在未支付的工程款”。這樣既講清事實(shí)，又不帶指責(zé)語氣。

最后要表達(dá)共同解決問題的意愿?？梢哉f“我們愿意和貴方一起想辦法解決這個(gè)問題”。這種表達(dá)方式能讓對方感受到被尊重，更容易獲得配合。

二、合作共贏在款項(xiàng)支付中的重要性

所有工程合作都建立在互信基礎(chǔ)上。催款函中要反復(fù)強(qiáng)調(diào)這點(diǎn)。可以寫“及時(shí)付款能保證項(xiàng)目正常推進(jìn)，這對雙方都有好處”。這種表述把付款行為和共同利益聯(lián)系起來。

要提醒對方合同的法律效力。比如寫“按照民法典第五百零九條，我們都應(yīng)該按約定辦事”。這樣既講法律依據(jù)，又避免顯得威脅。

可以回憶合作中的成功案例。例如寫“上次XX項(xiàng)目我們配合得很好，這次也能順利解決”。用具體事例增強(qiáng)說服力。

三、換位思考化解催款難題的方法

首先要承認(rèn)對方的困難。可以寫“我們知道現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)環(huán)境不好，企業(yè)都有壓力”。這種表達(dá)能消除對立情緒。

然后給出彈性解決方案。比如“可以分期支付”或“延長部分賬期”。但要說明彈性空間有限度，比如寫“請?jiān)?5個(gè)工作日內(nèi)確定方案”。

最后要設(shè)定明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)。不能只說“盡快支付”，而要寫“請于6月30日前完成付款”。具體日期能推動(dòng)對方采取行動(dòng)。

四、標(biāo)準(zhǔn)催款函模板及使用要點(diǎn)

模板結(jié)構(gòu)要完整。必須包含：對方單位名稱、項(xiàng)目名稱、欠款金額、合同條款、處理建議、回復(fù)期限、發(fā)函單位信息等要素。

注意法律條款引用規(guī)范。要寫明具體法律名稱和條款號，比如“依據(jù)《民法典》第579條”，不能模糊寫“根據(jù)相關(guān)法律”。

保留協(xié)商解決的空間。模板中要設(shè)置“如對賬目有疑問可聯(lián)系王經(jīng)理（電話XXX）”等內(nèi)容，體現(xiàn)解決問題的誠意。

五、法律工具的正確使用技巧

熟悉常用法律條文。重點(diǎn)掌握《民法典》合同編、建設(shè)工程司法解釋中關(guān)于工程款支付的條款。這些是催款函的法律依據(jù)。

學(xué)會(huì)分層級發(fā)函。第一次催款用聯(lián)系單，第二次用告知函，第三次用律師函。不同階段用不同法律文書，形成完整證據(jù)鏈。

做好送達(dá)證據(jù)保全。重要函件要通過EMS郵寄，在備注欄寫明“XX項(xiàng)目催款函”，保留簽收記錄。必要時(shí)可公證送達(dá)過程。

【完整催款函范例】

XX建設(shè)項(xiàng)目工程款催繳通知單

致：上海城建工程有限公司

首先感謝貴司在浦東新區(qū)道路改造項(xiàng)目中的專業(yè)配合。我們高度重視雙方建立的合作伙伴關(guān)系，也理解當(dāng)前建材價(jià)格上漲帶來的資金壓力。

根據(jù)2025年3月簽訂的施工合同（編號SH-PD202503），二期工程款人民幣貳佰萬元應(yīng)于2025年12月31日前支付。截至目前，該款項(xiàng)已逾期45天。

我們建議可采用分期支付方案：即2025年2月28日前支付100萬元，剩余100萬元于2025年4月30日前結(jié)清。該方案已充分考慮貴司資金周轉(zhuǎn)需求。

依據(jù)《民法典》第803條，請貴司于2025年1月25日前書面確認(rèn)支付方案。若未能按期回復(fù)，我們將不得不采取法律規(guī)定的救濟(jì)措施，這不符合雙方合作初衷。

期待貴司盡快落實(shí)付款事宜，共同維護(hù)良好的合作記錄。如有疑問請聯(lián)系張經(jīng)理：138-XXXX-XXXX。

此致

敬禮！

上海建工集團(tuán)項(xiàng)目部

2025年1月15日

（附：合同復(fù)印件、工程進(jìn)度確認(rèn)單、往來對賬單）

【撰寫注意事項(xiàng)】

1. 數(shù)據(jù)要具體：金額、日期、合同號必須準(zhǔn)確

2. 語氣要平和：避免使用"必須""否則"等強(qiáng)硬詞匯

3. 方案要可行：提出的解決辦法要切實(shí)可操作

4. 證據(jù)要齊全：隨函附上所有相關(guān)文件復(fù)印件

5. 渠道要明確：指定具體聯(lián)系人和聯(lián)系方式

【常見問題處理】

當(dāng)對方質(zhì)疑工程量時(shí)：應(yīng)提供監(jiān)理確認(rèn)的進(jìn)度報(bào)告

當(dāng)對方主張質(zhì)量問題時(shí)：可建議第三方檢測機(jī)構(gòu)評估

當(dāng)對方要求延期時(shí)：可接受合理延期但需簽訂補(bǔ)充協(xié)議

當(dāng)對方完全失聯(lián)時(shí)：需通過公證送達(dá)啟動(dòng)法律程序

【升級催收策略】

首次催款后7天未回復(fù)：發(fā)送加蓋公章的正式催告函

14天未回復(fù)：委托律師出具法律意見書

21天未回復(fù)：向行業(yè)協(xié)會(huì)備案不良信用記錄

30天未回復(fù)：依法向工程所在地法院提起訴訟

好的催款函既要維護(hù)自身權(quán)益，也要為后續(xù)合作留有余地。通過情感溝通、法律依據(jù)、彈性方案的三重組合，既能有效推進(jìn)收款，又能保護(hù)商業(yè)關(guān)系。關(guān)鍵是要做到立場堅(jiān)定但態(tài)度誠懇，要求明確但手段靈活。