# 催款通知書全流程操作指南

## 一、催款通知書的核心作用

催款通知書是催債方向欠債方發(fā)送的正式文件。這份文件有兩個(gè)主要功能。第一個(gè)功能是明確告訴對(duì)方存在欠款問題。第二個(gè)功能是要求對(duì)方盡快還錢。寫這份文件時(shí)要注意格式正確，內(nèi)容真實(shí)，才能讓它具有法律效力。

## 二、標(biāo)準(zhǔn)格式的五個(gè)關(guān)鍵部分

### 1. 文件標(biāo)題要醒目

文件開頭必須用大字寫明"催款通知書"。如果是工程欠款，可以寫"工程催款通知函"。重要文件建議加上編號(hào)，方便以后查找。

### 2. 雙方信息要完整

要寫清楚催債方和欠債方的全名。聯(lián)系方式包括地址、電話、電子郵箱都要寫上。如果是公司，還要寫營(yíng)業(yè)執(zhí)照號(hào)碼。這部分信息可以幫助確認(rèn)雙方身份。

### 3. 欠款情況要具體

要寫明白欠款怎么產(chǎn)生的。要寫清楚總金額是多少，已經(jīng)還了多少，還剩多少?zèng)]還。要寫明欠款開始的時(shí)間和最后還款時(shí)間。最好附上合同復(fù)印件或?qū)~單。

### 4. 還款要求要明確

要直接告訴對(duì)方需要還多少錢。要寫清楚最后的還款日期。比如說"請(qǐng)于2025年12月31日前支付剩余50萬元"。日期不要寫模糊的"盡快"這種詞。

### 5. 簽名日期不能少

文件最后必須由催債方負(fù)責(zé)人親筆簽字。要寫明發(fā)送當(dāng)天的具體日期。如果是公司，需要蓋公司公章。這兩個(gè)信息能證明文件的真實(shí)性。

## 三、內(nèi)容必備的五個(gè)要素

### 1. 開頭說明來意

第一段要直接說明目的。可以寫"因貴方尚未結(jié)清合同款項(xiàng)，特發(fā)此函催告"。不要繞圈子，要讓對(duì)方馬上明白文件目的。

### 2. 用數(shù)字說清欠款

列出具體數(shù)字：合同總金額100萬，已支付30萬，尚欠70萬。要寫清每筆款項(xiàng)的時(shí)間，比如"2025年6月工程驗(yàn)收后應(yīng)付50萬，至今未付"。數(shù)字要精確到個(gè)位數(shù)。

### 3. 說明不還錢的后果

要引用《民法典》第188條。寫明如果到期不還，會(huì)收滯納金，還要付打官司的費(fèi)用。可以說"逾期將按每日千分之一收取違約金"。

### 4. 提供還款方式

要告訴對(duì)方怎么還錢。銀行賬號(hào)信息要完整，包括開戶行、賬戶名、賬號(hào)。可以寫"請(qǐng)匯至XX銀行XX支行，賬號(hào)123456789"。

### 5. 留有聯(lián)系方式

寫清楚催收負(fù)責(zé)人的姓名和電話。比如"聯(lián)系人：王經(jīng)理，電話13812345678"。方便對(duì)方有疑問時(shí)及時(shí)溝通。

## 四、確保法律效力的四個(gè)步驟

### 1. 當(dāng)面送達(dá)最保險(xiǎn)

最好讓欠債方當(dāng)面簽收。準(zhǔn)備兩份文件，對(duì)方簽字后各留一份。可以帶見證人一起去，見證人也要簽字。

### 2. 郵寄要用可靠方式

如果寄快遞，要選郵政EMS。在快遞單上寫明文件名稱，比如"XX項(xiàng)目催款通知書"。保存好快遞底單和簽收記錄。

### 3. 電子發(fā)送要確認(rèn)

發(fā)郵件時(shí)要使用公司郵箱。郵件標(biāo)題寫"催款通知-XX公司"。要求對(duì)方回復(fù)"已收到"。微信發(fā)送要保存聊天記錄。

### 4. 及時(shí)跟進(jìn)記錄

發(fā)送后3天打電話確認(rèn)是否收到。每次聯(lián)系都要記錄時(shí)間、方式和對(duì)方回應(yīng)。這些記錄可能成為法庭證據(jù)。

## 五、訴訟時(shí)效管理的三個(gè)要點(diǎn)

### 1. 三年有效期要記牢

法律規(guī)定追債有效期是3年。從約定還款日第二天開始計(jì)算。比如還款日是2025年1月1日，有效期到2026年1月1日。

### 2. 催款能延長(zhǎng)有效期

每次發(fā)催款通知，有效期重新計(jì)算。比如2025年發(fā)過催款，有效期延長(zhǎng)到2026年。2025年再催，延長(zhǎng)到2027年。

### 3. 保留催款證據(jù)

要保存所有催款記錄。包括快遞單據(jù)、簽收證明、郵件截圖、通話錄音。這些證據(jù)能證明你在有效期內(nèi)催過債。

## 六、常見問題解答

### 1. 對(duì)方不簽收怎么辦？

可以請(qǐng)公證處工作人員陪同送達(dá)。公證處會(huì)出具送達(dá)公證書，這種證據(jù)法院都認(rèn)可。

### 2. 催款頻率怎么把握？

建議每月催一次。太頻繁可能構(gòu)成騷擾，間隔太久會(huì)影響訴訟時(shí)效。最好固定每月15日發(fā)送。

### 3. 電子文件有效嗎？

符合規(guī)定的電子文件同樣有效。但要保證發(fā)送賬戶是公司認(rèn)證賬戶，文件有電子簽名和時(shí)間戳。

### 4. 需要律師參與嗎？

重要款項(xiàng)建議請(qǐng)律師審核文件。律師可以指導(dǎo)如何取證，還能幫忙寫法律文書。一般咨詢費(fèi)500-1000元/次。

通過以上六個(gè)部分的詳細(xì)說明，我們完整介紹了催款通知書從撰寫到送達(dá)的全過程。實(shí)際操作時(shí)要注意每個(gè)細(xì)節(jié)，既要符合法律規(guī)定，又要考慮催收效果。遇到復(fù)雜情況時(shí)，及時(shí)咨詢專業(yè)律師是最穩(wěn)妥的做法。