# 催款通知書全流程操作指南

## 一、催款通知書的核心作用

催款通知書是催債方向欠債方發送的正式文件。這份文件有兩個主要功能。第一個功能是明確告訴對方存在欠款問題。第二個功能是要求對方盡快還錢。寫這份文件時要注意格式正確，內容真實，才能讓它具有法律效力。

## 二、標準格式的五個關鍵部分

### 1. 文件標題要醒目

文件開頭必須用大字寫明"催款通知書"。如果是工程欠款，可以寫"工程催款通知函"。重要文件建議加上編號，方便以后查找。

### 2. 雙方信息要完整

要寫清楚催債方和欠債方的全名。聯系方式包括地址、電話、電子郵箱都要寫上。如果是公司，還要寫營業執照號碼。這部分信息可以幫助確認雙方身份。

### 3. 欠款情況要具體

要寫明白欠款怎么產生的。要寫清楚總金額是多少，已經還了多少，還剩多少沒還。要寫明欠款開始的時間和最后還款時間。最好附上合同復印件或對賬單。

### 4. 還款要求要明確

要直接告訴對方需要還多少錢。要寫清楚最后的還款日期。比如說"請于2025年12月31日前支付剩余50萬元"。日期不要寫模糊的"盡快"這種詞。

### 5. 簽名日期不能少

文件最后必須由催債方負責人親筆簽字。要寫明發送當天的具體日期。如果是公司，需要蓋公司公章。這兩個信息能證明文件的真實性。

## 三、內容必備的五個要素

### 1. 開頭說明來意

第一段要直接說明目的。可以寫"因貴方尚未結清合同款項，特發此函催告"。不要繞圈子，要讓對方馬上明白文件目的。

### 2. 用數字說清欠款

列出具體數字：合同總金額100萬，已支付30萬，尚欠70萬。要寫清每筆款項的時間，比如"2025年6月工程驗收后應付50萬，至今未付"。數字要精確到個位數。

### 3. 說明不還錢的后果

要引用《民法典》第188條。寫明如果到期不還，會收滯納金，還要付打官司的費用。可以說"逾期將按每日千分之一收取違約金"。

### 4. 提供還款方式

要告訴對方怎么還錢。銀行賬號信息要完整，包括開戶行、賬戶名、賬號。可以寫"請匯至XX銀行XX支行，賬號123456789"。

### 5. 留有聯系方式

寫清楚催收負責人的姓名和電話。比如"聯系人：王經理，電話13812345678"。方便對方有疑問時及時溝通。

## 四、確保法律效力的四個步驟

### 1. 當面送達最保險

最好讓欠債方當面簽收。準備兩份文件，對方簽字后各留一份。可以帶見證人一起去，見證人也要簽字。

### 2. 郵寄要用可靠方式

如果寄快遞，要選郵政EMS。在快遞單上寫明文件名稱，比如"XX項目催款通知書"。保存好快遞底單和簽收記錄。

### 3. 電子發送要確認

發郵件時要使用公司郵箱。郵件標題寫"催款通知-XX公司"。要求對方回復"已收到"。微信發送要保存聊天記錄。

### 4. 及時跟進記錄

發送后3天打電話確認是否收到。每次聯系都要記錄時間、方式和對方回應。這些記錄可能成為法庭證據。

## 五、訴訟時效管理的三個要點

### 1. 三年有效期要記牢

法律規定追債有效期是3年。從約定還款日第二天開始計算。比如還款日是2025年1月1日，有效期到2026年1月1日。

### 2. 催款能延長有效期

每次發催款通知，有效期重新計算。比如2025年發過催款，有效期延長到2026年。2025年再催，延長到2027年。

### 3. 保留催款證據

要保存所有催款記錄。包括快遞單據、簽收證明、郵件截圖、通話錄音。這些證據能證明你在有效期內催過債。

## 六、常見問題解答

### 1. 對方不簽收怎么辦？

可以請公證處工作人員陪同送達。公證處會出具送達公證書，這種證據法院都認可。

### 2. 催款頻率怎么把握？

建議每月催一次。太頻繁可能構成騷擾，間隔太久會影響訴訟時效。最好固定每月15日發送。

### 3. 電子文件有效嗎？

符合規定的電子文件同樣有效。但要保證發送賬戶是公司認證賬戶，文件有電子簽名和時間戳。

### 4. 需要律師參與嗎？

重要款項建議請律師審核文件。律師可以指導如何取證，還能幫忙寫法律文書。一般咨詢費500-1000元/次。

通過以上六個部分的詳細說明，我們完整介紹了催款通知書從撰寫到送達的全過程。實際操作時要注意每個細節，既要符合法律規定，又要考慮催收效果。遇到復雜情況時，及時咨詢專業律師是最穩妥的做法。