單位對單位的催款函范文_單位催款的正式責令公函

導讀:
單位間催款函寫作指南與范文解析
一、催款函的基本結構
寫單位之間的催款函時,需要使用正式的商務信函格式。信函開頭要寫明雙方單位的具體信息。收款單位要寫全稱和詳細地址,付款單位的信息也要完整準確。這些信息要放在信紙最上方的顯眼位置。
正文第一段需要說明合同簽訂的具體情況。要寫明合同名稱、編號和簽訂日期。接著要列出合同約定的付款時間和金額。這些信息能幫助對方快速核對交易記錄。
中間段落要說明當前欠款情況。直接指出對方未按時付款的事實。要寫明發函當天的日期,并說明尚未收到款項的具體金額。這部分內容要保持客觀,用事實說話。
最后要設定明確的付款期限。給出具體的截止日期,并說明付款方式。要提醒對方逾期付款的后果,比如采取法律措施或收取額外費用。結尾部分要表達希望保持合作關系的意愿。
二、催款函的格式規范
信函格式要符合商務文書標準。使用正式的信頭紙打印,單位名稱和地址要完整。標題要用加粗字體寫明"催款函"三個字,字號要比正文大一號。
正文部分采用分段式結構。每個段落只說一個重點內容。段落之間要空一行,保持頁面整潔。重要數字和日期可以用加粗或下劃線強調。
聯系方式要單獨成段。寫明具體負責人的姓名、電話和郵箱。這些信息要放在正文結尾部分,方便對方及時聯系。單位公章要蓋在落款單位名稱和日期處。
三、核心內容要點
必須包含完整的合同信息。要具體寫出合同簽訂日期、文件編號和項目名稱。這些信息能幫助對方快速查找相關文件。金額數字要同時用漢字和阿拉伯數字表示,防止被篡改。
要明確說明欠款情況。列出應付款日期和實際未付款天數。未付金額要分項列出,包括本金和可能產生的利息。計算方式要符合合同約定,不能隨意增加費用。
必須給出具體處理方案。設定新的付款截止日期,建議比發函日晚15-30個工作日。要提供至少兩種付款方式,比如銀行轉賬和支票支付。收款賬戶信息要完整準確。
四、法律條款的應用
要引用相關法律條文。主要依據民法典合同編的相關規定。比如第五百七十九條關于金錢債務履行的條款。引用時要寫明具體條款編號,增加信函的權威性。
違約責任要明確說明。根據合同約定寫明違約金計算方式。如果合同沒有約定,按中國人民銀行同期貸款利率計算。要說明可能采取的法律手段,比如起訴或申請仲裁。
注意用詞的法律效力。避免使用威脅性語言,重點說明事實和法律規定??梢詫?將依法維護合法權益",不要寫"要讓你們付出代價"之類的過激表述。
五、注意事項與常見問題
保持專業溝通態度。即使對方拖欠款項,也要使用禮貌用語??梢杂?請貴單位盡快處理"代替"你們必須立即付款"。結尾處可以寫"期待繼續合作",維護商業關系。
注意證據保存。寄送紙質函件要使用掛號信,保留郵寄憑證。電子函件要保存發送記錄和已讀回執。所有往來函件要按時間順序整理歸檔。
定期跟進催款進度。首次發函后7個工作日未收到回復,需要電話聯系確認。超過15個工作日未付款,應當發送第二封催款函。連續三次催款無果,建議啟動法律程序。
催款函范文示例
XX市建筑材料有限公司
地址:XX市中山路168號
電話:0510-87654321
2025年11月20日
XX建設工程集團
地址:XX市長江路399號
尊敬的張經理:
根據2025年5月10日簽訂的《水泥供應合同》(編號:SM20250510),貴公司應在2025年11月10日前支付第三季度貨款人民幣伍拾萬元整(¥500,000)。截至今日,我司尚未收到該筆款項。
現正式通知貴公司,請于2025年12月5日前將欠款匯至我司工商銀行賬戶(賬號:6222025234567890123)。逾期未付,我司將按合同約定每日收取0.05%的違約金,并保留依法追償的權利。
希望貴公司重視此事,及時履行付款義務。如有疑問,請聯系采購部王主任(手機:13812345678)。感謝配合,期待繼續合作。
此致
敬禮!
XX市建筑材料有限公司(蓋章)
2025年11月20日
(全文共2080字)


